Facturarea electronica in achizitii publice

In Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 133/1 din data de 6 mai 2014 a fost publicata Directiva Parlamentului European si a Consiliului nr. 2014/55/UE privind facturarea electronica in domeniul achizitiilor publice.

Statele membre, inclusiv Romania, au obligatia de a asigura intrarea in vigoare a actelor cu putere de lege si a actelor administrative necesare pentru a se conforma Directivei pana la data de 27 noiembrie 2018.

Cele mai importante aspecte reglementate de Directiva vizeaza elemente precum:

• domeniul de aplicare;
• definitii;
• instituirea unui standard european;
• obiectii formale impotriva standardului european;
• actualizarea si dezvoltarea in continuare a standardului european si a listei sintaxelor;
• elementele principale ale unei facturi electronice;
• protectia datelor.

DOMENIUL DE APLICARE

Directiva se aplica in cazul facturilor electronice emise ca urmare a executarii contractelor carora li se aplica:

• Directiva 2009/81/CE privind coordonarea procedurilor privind atribuirea anumitor contracte de lucrari, de furnizare de bunuri si de prestare de servicii de catre autoritatile sau entitatile contractante in domeniile apararii si securitatii si de modificare a Directivelor 2004/17/CE si  2004/18/CE;
• Directiva 2014/23/UE privind atribuirea contractelor de concesiune;
• Directiva 2014/24/UE privind achizitiile publice si de abrogare a Directivei 2004/18/CE;
• Directiva 2014/25/UE privind achizitiile efectuate de entitatile care isi desfasoara activitatea in sectoarele apei, energiei, transporturilor si serviciilor postale si de abrogare a Directivei 2004/17/CΕ.

Sunt excluse din domeniul de aplicare al Directivei facturile electronice emise ca urmare a executarii contractelor care intra in sfera de aplicare a Directivei 2009/81/CE, in cazul in care achizitia si executarea contractului sunt declarate secrete sau trebuie sa fie insotite de masuri de siguranta speciale, in conformitate cu actele cu putere de lege sau actele administrative in vigoare intr-un stat membru si cu conditia ca statul membru sa fi stabilit ca interesele esentiale in cauza nu pot fi garantate prin masuri mai putin invazive.

DEFINITII

Prin Directiva, au fost introduse, inter alia, urmatoarele definitii:

• factura electronica – o factura emisa, transmisa si primita intr-un format electronic structurat care permite prelucrarea sa automata si electronica;
• elemente principale ale unei facturi electronice – un ansamblu de componente esentiale de informatii pe care trebuie sa le contina o factura electronica pentru a permite interoperabilitatea transfrontaliera, inclusiv informatiile necesare pentru a asigura conformitatea juridica;
• model de date semantice – un set de termeni structurat si interconectat in mod logic, precum si semnificatiile acestora, care precizeaza elementele principale ale unei facturi electronice;
• sintaxa – limbajul sau dialectul care poate fi citit automat, utilizat pentru reprezentarea elementelor de date incluse intr-o factura electronica;
• legaturi sintactice – orientari cu privire la modul in care un model de date semantice pentru o factura electronica ar putea fi reprezentat in diferitele sintaxe.

INSTITUIREA UNUI STANDARD EUROPEAN

Potrivit dispozitiilor Directivei, Comisia solicita organizatiei de standardizare europene relevante sa elaboreze un standard european pentru modelul de date semantice al elementelor principale ale unei facturi electronice.

Standardul va respecta cel putin urmatoarele caracteristici:

• sa fie neutru din punct de vedere tehnologic;
• sa fie compatibil cu standardele internationale relevante privind facturarea electronica;
• sa aiba in vedere necesitatea protectiei datelor cu caracter personal in conformitate cu Directiva 95/46/CE privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, o abordare de “protectie a datelor incepand cu momentul conceperii” si principiile proportionalitatii, reducerii la minimum a datelor si limitarii scopului;
• sa fie in concordanta cu dispozitiile relevante din Directiva 2006/112/CEE privind sistemul comun al taxei pe valoarea adaugata;
• sa permita crearea unor sisteme de facturare electronica practice, usor de utilizat, flexibile si eficiente din punct de vedere al costurilor;
• sa ia in considerare necesitatile speciale ale intreprinderilor mici si mijlocii, precum si ale autoritatilor contractante regionale si locale si ale entitatilor contractante;
• sa fie adecvat pentru utilizarea in tranzactii comerciale intre intreprinderi.

Ca parte a activitatii de dezvoltare a standardului de catre organizatia de standardizare europeana, Standardul se va testa in ceea ce priveste aplicarea lui practica la nivel de utilizator final.

In cazul in care standardul european privind facturarea electronica indeplineste cerintele Directivei, dupa incheierea etapei de testare antementionate, Comisia publica referinta standardului in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, impreuna cu lista intocmita cu un numar limitat de sintaxe. Publicarea se va finaliza pana la data de 27 mai 2014.

OBIECTII FORMALE IMPOTRIVA STANDARDULUI EUROPEAN

In cazul in care un stat membru sau Parlamentul European considera ca Standardul si lista sintaxelor nu raspund in intregime cerintelor prevazute de Directiva, acesta informeaza Comisia in consecinta, furnizand o explicatie detaliata. Potrivit Directivei, Comisia poate decide urmatoarele:

• sa publice, sa nu publice sau sa publice cu restrictii referintele standardului european privind facturarea electronica si lista sintaxelor in cauza in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene;
• sa mentina, sa mentina cu restrictii referintele standardului european privind facturarea electronica si respectiva lista a sintaxelor in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene sau sa le retraga din acesta.

ACTUALIZAREA SI DEZVOLTAREA IN CONTINUARE A STANDARDULUI EUROPEAN

In vederea considerarii evolutiilor tehnologice si asigurarii deplinei interoperabilitati continue in privinta facturarii electronice in domeniul achizitiilor publice, Comisia poate:

• sa actualizeze sau sa revizuiasca standardul european privind facturarea electronica;
• sa actualizeze sau sa revizuiasca lista sintaxelor publicata de Comisie in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

ELEMENTELE PRINCIPALE ALE UNEI FACTURI ELECTRONICE

In conformitate cu prevederile Directivei, elemente principale ale unei facturi electronice vor viza aspecte precum:

• identificatorii de proces si de factura;
• perioada facturii;
• informatii privind vânzatorul;
• informatii privind cumparatorul;
• informatii privind beneficiarul platii;
• informatii privind reprezentantul fiscal al vânzatorului;
• referirea la contract;
• detalii privind livrarea;
• instructiuni de plata;
• informatii privind creditari sau debitari;
• informatii privind pozitiile de pe factura;
• totalurile facturii;
• defalcarea TVA.

PROTECTIA DATELOR

In ceea ce priveste acest aspect, Directiva nu va aduce atingere dreptului Uniunii Europene si dreptului intern privind protectia datelor aplicabile.

Astfel, sub rezerva oricaror dispozitii contrare din dreptul Uniunii sau din dreptul intern si fara a se aduce atingere exceptiilor si restrictiilor prevazute la articolul 13 din Directiva 95/46/CE, datele cu caracter personal obtinute in scopul prelucrarii facturilor electronice pot fi folosite exclusiv in acest scop sau in scopuri compatibile cu acesta.